PORTARIA Nº 153, DE 20 DE NOVEMBRO DE 2018.
Dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD da Agência Reguladora de Serviços de
Abastecimento de Água e de Esgotamento Sanitário do Estado de Minas Gerais – ARSAE-MG.
O DIRETOR-GERAL DA AGÊNCIA REGULADORA DE SERVIÇOS DE ABASTECIMENTO DE ÁGUA E DE ESGOTAMENTO
SANITÁRIO DO ESTADO DE MINAS GERAIS – ARSAE-MG, no uso de suas atribuições legais e obedecendo o disposto no art. 13, inciso I do Decreto Estadual nº 45.871, de 30/12/2011 e, conforme determina o art. 12 da Lei Estadual nº 19.420/2011 e do art. 5º, §§1º e 2º do Decreto Estadual 46.398, de 27 de dezembro de 2013,
RESOLVE:
Art.- 1º – Fica instituída no âmbito da Agência Reguladora de Serviços de Abastecimento de Água e de Esgotamento Sanitário do Estado de Minas Gerais – ARSAE-MG, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD.
Art.- 2º – A CPAD/ARSAE-MG será composta pelos servidores abaixo relacionados, sob a presidência do primeiro:
I- Titulares:
Adriano Pereira da Silva (Presidente) – Masp: 1371298-9
Moacir Moreira da Assunção – Masp: 1392849-4
Lia Vieira Ribeiro – Masp: 1401026-8
Samir Carvalho Moysés – Masp: 1127840-5
II- Suplentes:
Lúcia de Fátima Oliveira Maciel Rodrigues (1º) – Masp: X-0104474
Juliana Nogueira de Avelar Marques (2º) – Masp: 1371535-4
Taiana Coelho Netto (3º) – Masp: 1205699-0
Elbert Figueira Araújo Santos (4º) – Masp: 1062059-9
§ 1º Os Suplentes substituirão os titulares em caso de impedimento destes, bem como fornecerão suporte técnico à Comissão.
Art.- 3º – Os membros terão mandato de 02 (dois) anos, prorrogáveis por igual período.
§ 1º Os membros titulares poderão ser substituídos pelos suplentes a qualquer tempo por decisão discricionária do titular da pasta ou por
solicitação justificada do próprio membro, desde que autorizado pela chefia imediata e pelo dirigente máximo do órgão.
§ 2º A ordem de suplência se dará pela sequência apresentada no Art. 2º.
§ 3º A substituição do Presidente se fará por meio de eleição interna pela Comissão, cabendo em última instância a decisão da Diretoria em caso de abstenção ou empate.
Art.- 4º – Compete ao Presidente da Comissão:
I – Convocar os membros para reuniões;
II – Coordenar as reuniões, bem como as ações da Comissão;
III – Delegar atribuições aos membros da Comissão e servidores designados.
IV – Lavrar atas das reuniões realizadas.
Art.- 5º – Compete à CPAD/ARSAE-MG:
I – Submeter-se à legislação vigente e às normas, instruções e procedimentos expedidos pelo Arquivo Público Mineiro – APM;
II – Submeter-se às deliberações do Conselho Estadual de Arquivos – CEA;
III – Orientar e realizar o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, tramitação, avaliação e ao arquivamento de documentos, seja em meio físico ou eletrônico, em fase corrente e intermediária, visando a sua destinação final para eliminação ou recolhimento (guarda permanente);
IV – Observar o Regimento Interno.
Art.- 6º – A Comissão poderá, sob demanda, solicitar aos gestores responsáveis pelas Unidades a designação de determinados servidores para atribuição específica de apoio técnico.
Parágrafo único – Os servidores designados poderão ser requeridos a participar de reuniões, encontros e visitas técnicas por tempo indeterminado, além de disponibilizar informações e documentos que possam contribuir com as atividades da Comissão.
Art.- 7º – Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art.- 8º – Revoga-se o disposto na Portaria ARSAE-MG nº 93 de 24/08/2015.
ANEXO
REGIMENTO INTERNO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – CPAD DA AGÊNCIA REGULADORA DE SERVIÇOS DE ABASTECIMENTO DE ÁGUA E DE ESGOTAMENTO SANITÁRIO DO ESTADO DE MINAS GERAIS – ARSAE-MG.
CAPÍTULO I – DA FINALIDADE
Art.- 1º – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD da Agência Reguladora de Serviços de Abastecimento
de Água e de Esgotamento Sanitário do Estado de Minas Gerais – ARSAE-MG, constituída pela Portaria nº 153, de 20 de novembro de 2018
publicada no Órgão oficial Minas Gerais, tem por finalidade:
1.promover a gestão e proteção dos documentos produzidos e recebidos pela ARSAE-MG;
2.garantir o acesso às informações contidas nos documentos de arquivo, observada a legislação vigente; e
3.apoiar os setores da Agência tecnicamente.
CAPÍTULO II – DAS COMPETÊNCIAS
Art.- 2º – A CPAD/ARSAE-MG será responsável pela implementação da gestão documental no âmbito da Agência, competindo-lhe:
1.orientar o processo de classificação, arquivamento e avaliação dos documentos produzidos e recebidos pela instituição;
2.promover a destinação dos documentos produzidos e recebidos em meio físico ou eletrônico, com vistas à preservação do patrimônio
arquivístico público e a eliminação dos documentos destituídos de valor probatório e informativo;
3.propor métodos de arquivamento voltados ao melhor aproveitamento do espaço físico disponível no Arquivo Público Mineiro – APM e nas unidades;
4.propor alterações/atualizações no Plano de Classificação – PC e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo – TTDD no âmbito da área-meio e da área finalística da ARSAE-MG, submetendo-as à aprovação do APM;
5.propor e executar, em parceria com o APM, a capacitação/treinamento dos servidores da Agência em gestão documental;
6.auxiliar às unidades administrativas, na utilização dos Instrumentos e boas práticas de gestão de documentos;
7.produzir estudos e pareceres referentes à gestão de documentos;
8.planejar o provimento dos recursos materiais exigidos pela atividade arquivística;
9.opinar sobre questões pertinentes à gestão documental;
10.promover o intercâmbio com as demais CPADs para o efetivação e aprimoramento dos instrumentos e práticas de gestão de documentos no âmbito do Poder Executivo Estadual;
11.propor e aprovar alterações no presente Regimento interno, quando necessárias ao aperfeiçoamento das funções/atividades da CPAD.
CAPÍTULO III – DA COMPOSIÇÃO
Art.- 3º – A CPAD/ARSAE-MG será composta por membros designados pelo titular da pasta, dentre os quais serão indicados o Titulares, incluindo o Presidente e os Suplentes.
§1º – A CPAD/ARSAE-MG será auxiliada por servidores da Agência, indicados pelas chefias imediatas para a atribuição de apoio técnico.
§2º – Os servidores designados como apoio técnico serão responsáveis pela interlocução e esclarecimento, junto à comissão, das funções/atividades/transações/processos/dossiês executados pela unidade a qual está vinculado visando a utilização adequada dos instrumentos de gestão.
CAPÍTULO IV – DO FUNCIONAMENTO
Art.- 4º – As reuniões ordinárias serão realizadas periodicamente, ressalvadas as convocações extraordinárias que deverão observar a necessidade, conveniência e oportunidade da Comissão ou por solicitação de qualquer membro.
§1º – Para convocação de Reunião Extraordinária e/ou qualquer outra atividade de sua competência, a comissão observará a antecedência mínima de 03 (três) dias úteis.
§2º – As convocações para Reunião Ordinária, Reunião Extraordinária ou qualquer outra atividade deverão ser instruídas com a pauta ou motivação/justificativa do ato, quando for o caso.
Art.-5º – As decisões das reuniões deliberativas serão aprovadas, preferencialmente, por consenso dentre os membros presentes.
Parágrafo único. Nas deliberações em que não houver consenso adotar-se-á o critério da aprovação por voto da maioria simples dos presentes.
CAPÍTULO V – DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE
Art.- 6º – São atribuições do Presidente:
1.Indicar seu substituto, dentre os demais membros da comissão, cuja atuação se restringirá aos casos de impedimento e/ou impossibilidade;
2.Convocar os membros para Reuniões Ordinárias, Reuniões Extraordinárias e outras atividades, mediante notificação com antecedência mínima de 03 (três) dias úteis;
3.Coordenar as reuniões e demais atividades da comissão;
4.Delegar atribuições aos demais membros.
CAPÍTULO VI – DAS ATRIBUIÇÕES DA COMISSÃO
Art.- 7º – São atribuições da Comissão:
1.Executar as atividades e rotinas administrativas;
2.Providenciar para que as memórias das reuniões realizadas sejam assinadas pelos membros e participantes;
3.Manter organizados, atualizados e com instrumento de recuperação da informação os documentos produzidos/recebidos pela comissão;
4.Manter atualizada lista de servidores indicados para apoio técnico, observando a estrutura administrativa organizacional.
5.Orientar o processo de classificação, arquivamento e avaliação dos documentos produzidos/recebidos;
6.Executar a gestão de documentos na ARSAE-MG, mediante orientações e autorização do APM;
7.Propor alterações/atualizações no Plano de Classificação – PC e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo – TTDD no âmbito da área-meio e da área finalística da ARSAE-MG, submetendo-as à aprovação do APM;
8.Auxiliar aos demais servidores na observância das instruções de procedimentos expedidas pelo Conselho Estadual de Arquivos – CEA e do APM;
9.Atualizar o regimento interno, quando necessário, mediante aprovação, em Reunião Ordinária;
10.Propor e executar, em parceria com o APM, a capacitação/treinamento dos servidores da ARSAE-MG em gestão documental;
11.Promover a divulgação, junto às unidades administrativas da ARSAE-MG, dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
12.Encaminhar ao Presidente relação dos servidores designados para a atribuição de apoio técnico na unidade a qual representa, conforme indicação da chefia imediata, observando a estrutura administrativa organizacional;
13.Desempenhar as tarefas que lhe forem delegadas com empenho e comprometimento.
Parágrafo único. Ausências em reuniões ou qualquer outra atividade decorrente da função de membro da CPAD e/ou não cumprimento de atribuições que lhe foram delegadas devem ser justificadas, por escrito, ao presidente da Comissão.
CAPÍTULO VIII – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art.- 8º – Alterações efetuadas no (ato de criação da comissão – citar a portaria ou resolução com número e data) serão automaticamente incorporadas neste Regimento Interno.
Art. 9º – Este Regimento Interno entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 20 de novembro de 2018.
Gustavo Gastão Corgosinho Cardoso
DIRETOR GERAL
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